Futárszolgálat és e-számlázás

2012. 05. 08. 2026. 08. 03. 3 perc

A Számlázz.hu rendszere képes nagy tömegű, automatikus számlák kiállítására is. Ez a tulajdonsága tette lehetővé azt, hogy nagy forgalmú webáruházak is csatlakoztak felhasználói közösségünkhöz. Az egyik ilyen webáruház az elektronikus számla bevezetését fontolgatja. Bár a Számlázz.hu rendszerével nagyon egyszerű e-számlát kiállítani, egy futárszolgálattal dolgozó webáruház esetén a szabályos folyamat kidolgozása korántsem triviális.

Alapvetően két kérdés merült fel, amelyekre adott válasz sokunk számára érdekes/tanulságos lehet.

Futárszolgálattal történő szállítás esetén mikor kell/lehet kiállítani az elektronikus számlát?
Mi történik a kiállított elektronikus számlával abban az esetben, ha a futár fizetési mód változássalszembesül? Például a vásárláskor választott üdülési csekkről kiderül, hogy lejárt, és a vevő emiatt inkább készpénzzel fizet a futárnál.

1. Futár és készpénz fizetés a számlakibocsátás tükrében

Általánosságban elmondható, hogy az üzleti folyamatok és a számlázás szempontjából nincs különbség aközött, hogy az értékesítő webáruház papír vagy elektronikus számlát állít ki.

Két fő szabályt kell szem előtt tartani.

E-kereskedelem esetén kötelező áfás számlát adni (a nyugta nem megfelelő)
Az áfás számla kiállításának legkésőbb a készpénz átvételének időpontjáig meg kell történnie (azaz: az ügyféltől készpénzt csak számla ellenében lehet elvenni)

Abban az esetben, ha futár szállítja ki a terméket, számvitelileg nincsen akadálya annak, hogy az e-számlázás a kiszállítás előtt megtörténjen (éjszaka vagy hajnalban). A számla kiállításának pillanatában azonban érdemes az e-számlát elküldeni a vevőnek (e-mail). Ügyvitelileg azonban fel kell készülni arra, hogy a vevő az áru átvételéig még nem olvasta a postaládáját, és emiatt „követeli” a számlát a futártól.

Ez a módszer tehát sajnos egyáltalán „nem véd” az ellen, ha a futár nem találja meg a címzettet, vagy bármilyen ok miatt az üzleti tranzakció (gazdasági esemény) nem jön létre: a kibocsátott számlát sztornózni kell, akár papír, akár e-számláról van szó.

Elméletileg elképzelhető egy 21. századi ügymenet is, bár egyelőre nincs tudomásunk arról, hogy ezt a módszert bármelyik futárszolgálat képes lenne alkalmazni. Ennek lényege az, hogy a futár a készpénz átvételekor elektronikus úton „jelzi” a központi számítógépnek az áru kézbesítését és a fizetés megtörténtét. Ekkor néhány másodperc alatt a következő történik:

A központ elkészíti a tranzakcióhoz kapcsolódó e-számlát,
azt továbbítja a vevő részére (e-mail), és
SMS üzenetben értesíti a vevőt a számla érkezéséről.

Fejlettebb országokban ez így, szín-elektronikusan zajlik… kérdés azonban, hogy a magyar társadalom interneten vásárló része és főleg a futárszolgálatok fel vannak-e erre készülve?

A fenti módszer egyébként az eltervezett vásárlástól számszakilag eltérő gazdasági esemény ellen sem nyújt védelmet, tehát ha az összeg vagy a számla tételek hibásan kerültek rögzítésre, ezt szintén csak utólag lehet korrigálni.

2. Fizetési mód változás

A számla kötelező adattartalmát az ÁFA törvény 169 § tartalmazza. Meglepő lehet, hogy a fizetési mód nincs a felsorolt tételek között. Ez azt jelenti, hogy ha a kézbesítés során kiderül, hogy a számlán szereplő fizetési mód eltér a valóságban alkalmazott fizetési módtól, akkor számviteli okok nem követelik meg a számla helyesbítését.

Más kérdés azonban, hogy a könyvelő munkájánál zavart okozhat az, ha egy számlán például üdülési csekk fizetési mód szerepel, de a valóságban a vevő készpénzzel fizetett. Erre tehát nincs törvényi előírás – gyakorlatilag a belső ügymenet, illetve a könyvelő „igényei” határozzák meg azt, hogy a fizetési mód változást egy helyesbítő számlával utólag adminisztráljuk-e.

Nem egyszerű tehát a megfelelő folyamat kialakítása, de az e-számlázásból fakadó előnyök miatt mégis érdemes átalakítani a jelenlegi ügymenetet.

Új számlakibocsátó fiók regisztrációja: kattintson ide.