Az e-számláról - rém egyszerűen

Egyik régi (és nagyon kedves) Számlázz.hu-t használó hölgy tette fel a kérdést:

„Voltam bent az APEH-nál, de minthogy szakértő kolléga volt ott, nem tudott válaszolni a kérdésemre, hogy az e számlákkal mi a teendőm. Jelenleg kinyomtatom és úgy adom oda a könyvelőnek, mást nem csinálok… 🙂 Köszönöm előre is válaszát!”

A kérdés gyökerei a papír és az elektronikus számla közötti alapvető különbségekig nyúlnak. Ha áttérek e-számlázásra, mit kell másképp csinálnom?

A teljes részletességű magyarázat megtalálható az e-számlával foglalkozó oldalunkon, vagy a meglepően tárgyilagos NAV állásfoglalásban, a Számlázz.hu által kibocsátott e-számlákra vonatkozóan azonban álljon itt az ökölszabály:

Kérdés: Mi a különbség egy papír alapú számla és a Számlázz.hu által kibocsátott elektronikus számla között?

Válasz: A két típusú számla kezelése egyetlen dologban tér el egymástól, és ez a bizonylat őrzésének módja: a papír számla kinyomtatva, papír alapon bír a számviteli bizonylat erejével, az e-számla pedig csakis elektronikusan, fájl formájában.

Az egyszerű válaszból egy sor gyakorlati következtetés vonható le.

1. A papír alapú számla továbbítása a vevő felé csak kinyomtatva szabályos, e-számla esetén épp ellenkezőleg: csak emailben vagy a vevő által weboldalról letöltve, illetve az extrém sportok kedvelőinek CD-n vagy pendrájvon.
2. Egy esetleges NAV ellenőrzéskor a papír alapú számlákat kinyomtatva szükséges átadni az adóhatóságnak*, az elektronikus számlákat ellenben csakis fájl formátumban.
3. Papír alapú számla esetén az előírt 8 éves bizonylat-megőrzéshez elegendő a kinyomtatott számlát odaadni a könyvelőnek – ő majd „archiválja”, tehát a megfelelő papírdobozba helyezi. E-számla esetén erre egyáltalán nincs szükség, hiszen a kibocsátott számlák folyamatosan megtalálhatók a Számlázz.hu-s fiókban, onnan bármikor letölthetők, hordozhatók.

De hogy a kedves kérdező hölgynek is pontos választ adjunk: a könyvelő részére papír alapon átadni az e-számlákat nem szabályellenes, ellenben dőreség.

Nem szabályellenes, mert bár egy elektronikus számla kinyomtatva nem számviteli bizonylat, annak semmi akadálya nincs, hogy a könyvelő ezek alapján végezze el a munkáját.

Dőreség azonban kinyomtatni, hiszen a számlakibocsátói fiókhoz adható a könyvelők részérecsak olvasási joggal rendelkező hozzáférés**. Ennek segítségével a könyvelő:

• a számlakibocsátótól függetlenül be tud jelentkezni a Számlázz.hu-s fiókba,
• hozzáfér a kiállított számlákhoz,
• sőt azokat ki is tudja importálni a Számlázz.hu rendszeréből olyan formátumban, amely közvetlenül betölthető az általa használt könyvelőprogramba.