Első számlám, avagy számlázás alapfokon

Ha még életedben egyetlen számlát sem készítettél el, vagy egyszerűen csak szeretnéd tudni, hogy eddig megfelelően számláztál-e, akkor ez a cikk pont neked készült. 🙂

A legfontosabb már megvan: rendelkezel saját Számlázz.hu-s fiókkal (ha mégsem, akkor kattints ide: kérem a fiókom). Ez azt jelenti, hogy végtelen számú papírszámlát állíthatsz ki ingyen, időbeli korlátozás nélkül. Ha e-számlázni szeretnél vagy egyéb kényelmi funkcióra van szükséged, azt csekély havidíjért teheted meg. Például a belépő szintű Basic díjcsomagunk havidíja nettó 483 Ft.

Az első számla kibocsátásához egyszerűen kattints az ‘Új számla‘ menü ‘Új számla‘ menüpontjára.

Az első kérdés: milyen típusú számlát állítsak ki?

Díjbekérő

Előlegszámla

Előlegszámlát akkor bocsáss ki, ha a terméket/szolgáltatást még nem juttattad el a vevőhöz, sőt, azt nem is szeretnéd megtenni addig, amíg nem fizetett, de a vevő valamilyen ok miatt díjbekérőre nem hajlandó fizetni. Ha előlegszámlát bocsátasz ki, akkor a termék vagy a szolgáltatás teljesítését követően végszámlát kell majd kibocsátanod.

Számla

Minden ellenkező esetben „normál” számlát bocsáss ki.

Fontos! A Számlázz.hu esetén a számla szerkesztése közben váltogathatod a kibocsátandó számla típusát. Ehhez az oldal felső részén kattints a kiválasztott feliratra.

Második kérdés: papír alapú számlára vagy e-számlára van szükségem?

A papír alapú számla és az e-számla között egyetlen különbség van csupán, amit két (sic!) pontban érzékelünk:

1. A papír számlát kötelező kinyomtatni és papír alapon őrizni, míg az e-számla egy PDF fájl, amelyet digitálisan, fájl formájában kell őrizni (mind a számla kibocsátójának, mind a vevőnek).
2. A papír számlát ki kell nyomtatnod és úgy kell odaadnod a vevőnek (személyesen, postán, vagy az általad küldött csomagban), míg az e-számla továbbítható a vevő részére emailben is.

Számlázás közben bármikor beállíthatod, hogy papír alapú számlát vagy e-számlát szeretnél készíteni*.

* az első e-számla készítésekor létrejön egy megbízott számlakibocsátói szerződés a számlakibocsátó vállalkozás és a Számlázz.hu-t üzemeltető cég között. Ennek technikai okai vannak (aláíró tanúsítvány), és nem akadályozza meg az e-számla azonnali kibocsátását. Részletes információk itt.

A vevő adatai

Mindenképpen muszáj megadnod a vevő nevét és a címét. Soha ne használj „Általános vevő”, vagy „Készpénzes vevő”, vagy ehhez hasonló megnevezéseket. Ha a vevőd nem hajlandó megadni a nevét és a címét, akkor ne értékesíts részére (vagy vegyél online pénztárgépet és bocsáss ki nyugtát).

Ha a vevő neve és címe nem szerepel a számlán, akkor az adóhatóság a bizonylatot nem tekinti számlának, és megbírságol számlakibocsátás elmulasztása miatt. Arra azonban nem vagy kötelezve, hogy a vevőd által mondott nevet és címet ellenőrizd. Bátran számlázz azokra az adatokra, amit a vevőd megadott.

A vevő adószámát általában nem kötelező megadni, kivéve néhány speciális esetet.

Fontos! A Számlázz.hu esetén ahhoz, hogy egy vevőnek számlázz, nem kell felvinned a vevő adatait a partner törzsbe. Egyszerűen bocsásd ki a számlát, és a számlán add meg a vevőd adatait. A számla mentése során az adatok automatikusan beíródnak a vevő törzsállományba.

Dátumok

Teljesítés dátuma: a csomag postára adásának napja, vagy a szolgáltatás nyújtásának napja. Ha több napon keresztül szolgáltattál (pl. szállás), akkor az utolsó nap.

Fizetési határidő: a számla keltétől számított 60 napon belül megadhatsz bármilyen dátumot. Ez az adat nem kerül be a könyvelésbe (kivéve: késedelmi kamat számítása), tehát szinte bármilyen dátumot megadhatsz.

Fizetési mód

Első olvasatra furcsának tűnhet, de a számla fizetési módját nem kötelező feltüntetni a számlán. Ez az adat elsősorban a könyvelőnek szól: hol keresse a számla ellenértékét? Bankszámlán? Házipénztárban? Egyéb helyen?

A jogszabályok szerint a vevő a számlát tetszőleges módon kiegyenlítheti: átutalásos számlát készpénzzel, vagy készpénzes számlát bankkártyával – nem probléma. Ilyen esetekben a számla utólagos korrekciójára nincs szükség.

A legfontosabb tehát: a számla fizetési módjával nem lőnek nyulat. Kibocsátáskor próbáld megjósolni, hogyan fog a vevőd fizetni, de ha nem sikerül, akkor sincs baj. A könyvelőd viszont hálás lesz, ha a számlákon szereplő fizetési mód és a valóság passzol.

Rendelésszám

Nem kötelező adat. Ha van nálatok ilyen, akkor töltsd ki. Akár szerződésszámot is írhatsz ide. Ha nincs ilyesmi, akkor hagyd üresen, nem probléma.

Számla tételek

Szabályok:

1. A szöveges megnevezés írja le, mit vásárolt a vevő. TEÁOR szám vagy SZJ szám megadása nem kötelező. Ha mégis szeretnél ilyet, akkor itt nézz körül: KSH TEÁOR.
2. Figyelj oda a megfelelő áfakulcs kiválasztására. Ha bizonytalan vagy, kérdezd meg könyvelődet. Nagyon fontos!
3. A számla tétel mennyisége lehet pozitív, de lehet negatív szám is.
4. A nettó egységár szintén lehet pozitív, de lehet negatív szám is.
5. Ha nem nettó árban gondolkodsz (tehát B2C – fogyasztónak értékesítesz), akkor a címkével átválthatsz bruttó alapú árazásra.

Számla elkészítése

A számla tartalmi része az elkészítését követően nem módosítható. Ha a számlát az összeg beérkezésekor/után állítod ki, már a lezáráskor bejelölheted, hogy ez egy már kiegyenlített számla. Így később nem lesz gondod az adminisztrációval.

Számlaértesítő email