Maradj naprakész a vállalkozásodban!
Előző blogcikkünkben [Számlát kaptam PDF-ben. Segítség!] részletesen leírtuk, hogy miért fontos az email alapú számla PDF befogadásakor azonnal tudnunk, hogy e-számlát vagy papír alapú számlát kaptunk. Most lássuk azokat a módszereket, amelyekkel megállapítható egy számla PDF-ről annak típusa – tehát hogy az e-számla vagy papír számla.
Ikrek megkülönböztető jelzéssel (1.)
Az első és legkézenfekvőbb dolog az lenne, ha minden számlakibocsátó úgy járna el, ahogyan a Számlázz.hu-sok teszik: a papír alapú számlák legtetején nagy betűkkel ez áll: SZÁMLA, míg az e-számlák esetén a felirat ez: ELEKTRONIKUS SZÁMLA.
Ugye milyen egyszerű lenne?
Ikrek megkülönböztető jelzéssel (2.)
Sajnos azonban a vállalkozások egy részénél az elektronikus számlák „képe” (tehát olvasható megjelenése) semmiben nem különbözik a papír alapú számla „képétől”. Ennek oka az, hogy a már meglevő, sok éve használt és csak papír számla kibocsátására alkalmas számlázójukat egy utólagos „toldalékkal” tették alkalmassá elektronikus számla kibocsátására. Tehát formailag és szövegezésileg továbbra is ugyanolyan, papír számlának látszó számlákat bocsátanak ki mint korábban, ám ezeket a PDF dokumentumokat utólag ellátják elektronikus aláírással – innentől kezdve pedig ezek a számlák már e-számlák.
Ha tehát a számlakibocsátótól nem kapunk egyértelmű információt arról, hogy a kapott PDF dokumentum elektronikus számla vagy papír alapú számla, akkor nekünk kell megkeresni az erre utaló jeleket. Sőt! Ha a számlakibocsátó jelzi, hogy a számla elektronikus számla, akkor is érdemes ellenőrizni, hogy az a jogszabálynak megfelel-e.
Mit mond a jogszabály?
továbbá
Eddig tehát – ahogy a mondás tartja – „nesze semmi, fogd meg jól” 🙂 Fentiek ugyanis egyáltalán nem azt jelentik, hogy egy Excel tábla vagy egy Word dokumentum is lehet számla, hiszen azok elektronikus úton állíthatók elő. A jogszabály szerint ugyanis az elektronikus számlával szemben támasztott követelmények:
- számla eredetének hitelessége – tehát beazonosítható legyen a kibocsátó vállalkozás
- adattartalom sértetlensége – azaz a kibocsátást követően a számla adattartalmát nem módosították
Ha az emailben kapott számla PDF ezt a két feltételt teljesíti, akkor a számla elektronikus számla.
Ezen feltételek teljesítésére nézve is tartalmaz konkrétumokat a jogszabály. Egyrészt leírja, hogy ezek a feltételek bármilyen módszerrel, bármilyen üzleti eljárással teljesíthetők. Másrészt nevesít egy speciális módszert, amelynek az alkalmazása biztosan teljesíti a jogszabályi kötelezettségeket: ez a digitális aláírás alkalmazása – pont ahogyan az e-számlázás a Számlázz.hu-nál is történik.
Mit jelent tehát mindez?
Ha a kibocsátott e-számlák digitálisan aláírtak, akkor azok biztosan megfelelnek a jogszabályban előírtaknak. Ha azonban a számlakibocsátó egyéb üzleti eljárást alkalmaz a számla kibocsátásakor, akkor az adóhatóság felé neki kell bizonyítania, hogy az alkalmazott eljárás alapján az eredet hitelessége és az adattartalom sértetlensége is megvalósul.
Erősen javasoljuk tehát mind számlakibocsátó, mind pedig befogadói oldalon, hogy az e-számlák legyenek PDF formátumúak, és digitálisan aláírtak. A digitális aláírás ellenőrzéséhez részletes segítséget nyújtunk a /hitelesseg oldalon.
Nagyon kevéssé fotogén digitális aláírás
(Ha az érdekel, hogy kell-e digitális aláírás az e-számlára, korábbi blogcikkünket lapozd fel a témában.)
Van azonban az e-számla befogadásnak egy „piszkos kis trükkje is” – erről következő blogcikkünkben olvashatsz. Ne hagyd ki!
Frissítés: … és mi a helyzet az időpecséttel? Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát. Az archivált számlákat a korábbi gyakorlatnak megfelelően továbbra is ellátjuk időpecséttel, de az újonnan kiállított elektronikus számlákat a törvényi szabályozás 2018. nyári változását követően már csak az előírt elektronikus aláírással.
Tudtad, hogy nálunk az e-számla mindössze 6 Ft/db?
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?
Tudtad, hogy most azonnal te is e-számlázhatsz?
