E-számlázás 2016-ban

Mi a Számlázz.hu-nál meglehetősen régóta (2010) foglalkozunk e-számlával, ide értve az elektronikus számla jogi környezetét, meg általában minden csínját-bínját. Emiatt időnként hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy 2016-ra mindenki tudja, hogy:

e-számlázni NEM ördöngösség, NEM bonyolult és NEM drága.

A napokban mégis megszólított minket egy régi jóbarátunk, aki évek óta Számlázz.hu-t használ, és idén januárban tért át papír számlák helyett az e-számla kibocsátásra. Egyik fontos vevőjének könyvelője azonban nem hajlandó befogadni az e-számlát, ezért a mi segítségünket kérte.

Elolvastuk a könyvelő „álláspontját”, ami egy teljesen korrekt, könyvvizsgáló által készített háromoldalas szakmai anyag*. Elsősorban jogszabályi magyarázatokat tartalmaz, így tele van olyan kifejezésekkel, amelyektől feláll az ember hátán a szőr. Ezen felül 8 helyen hivatkozik törvényi helyekre, kiemelve a pontos paragrafusokat is.

Őszintén: aki ezt az anyagot elolvassa, annak nem csak az e-számlázástól megy el a kedve, de talán még az élettől is. 🙂  (természetesen szükség van ilyen részletességű jogi anyagokra is, de a napi gyakorlatban és a döntések meghozásában ez inkább riasztó, mint segítő).

Foglaljuk tehát össze azt a néhány tudnivalót, amire az embernek (bárkinek) szüksége van, ha Számlázz.hu-s e-számlát bocsát ki vagy fogad be.

1. A Számlázz.hu-s e-számlák minden jogszabálynak folyamatosan megfelelnek.

2. A Számlázz.hu-s e-számlák PDF formátumúak, így minden számítógépen olvashatók most is, és a jövőben is.

3. A Számklázz.hu-s e-számlákat elektronikusan, fájl formájában kell őrizni. Ez igaz mind az e-számla kibocsátójára, mind a befogadóra is (vevő).

4. Az „elektronikus őrzés” azért fontos, mert az e-számla PDF fájlt adóellenőrzéskor át kell adni a NAV részére (ha kéri).

5. A megőrzés bármilyen módon történhet:

• saját számítógépen,
• külső merevlemezen (HDD),
• CD-re írva,
• pendrájvon,
• levelezőrendszerben (email melléklet)
• vagy bármilyen felhő alapú tárolóhelyen (Dropbox, Google Drive, stb.).

Erre nézve tehát nincs semmilyen extra előírás.

6. A Számlázz.hu-s e-számlák megőrzése különösen egyszerű, hiszen azok a megőrzési ideig megtalálhatók a számlakibocsátó Számlázz.hu-s fiókjában is, tehát a vevő részére bármikor újra lekérhetők.

7. A Számlázz.hu-s e-számlákat minden esetben digitálisan aláírjuk, időpecsételjük, és a NAV ellenőrzéshez szükséges XML fájlt is beágyazzuk magába a PDF fájlba. Ez azt jelenti, hogy ellenőrzéskor tényleg nincs semmilyen extra feladat: csak a PDF dokumentumot kell átadni a NAV-os kollégáknak (ha kérik). (Frissítés, időbélyeg: Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát. Az archivált számlákat a korábbi gyakorlatnak megfelelően továbbra is ellátjuk időpecséttel, de az újonnan kiállított elektronikus számlákat a törvényi szabályozás 2018. nyári változását követően már csak az előírt elektronikus aláírással.)

Egy papír számla és a Számlázz.hu-s e-számla kezelése között egyetlen különbség van: a tárolás módja.

Míg a papír alapú számlát kinyomtatva, papír alapon kell tárolni, az e-számlát digitális fájl formájában. Ezen kívül egy Számlázz.hu-s elektronikus számla befogadását, kezelését és könyvelését tekintve egyáltalán, semmiben nem különbözik egy papír alapú számlától.

És akkor most tegyem hozzá, hogy egy darab e-számla ára nálunk 6 Ft/db?

Van még kérdés? 🙂

Ha igen, tedd fel bátran itt a cikk alatt, vagy Facebook oldalunkon. Szívesen válaszolunk!