Csodák pedig nincsenek (de igen)

Ügyfélszolgálatunkhoz érkezett egy nagyon érdekes észrevétel:

„A tegnapi napon azt tapasztaltuk, hogy néhány e-számla mellett,

amiket még nem küldtünk ki a vevőnek, megjelent a harang jel.

Van rá bármi esély, hogy az ügyfeleink kiküldés nélkül is meg tudják

nézni a számláikat, vagy ez valamilyen rendszerhiba?”

Jó kérdés, de – mint mindig – itt is megvan a megoldás 🙂

Ha a számlát elküldöd a vevődnek, akkor a fiókodban nyomon követheted, hogy a vevőd elolvasta-e a számlaértesítő emailt vagy sem. Ez valahogy így néz ki a gyakorlatban:

Az első sorban a vevő neve mellett (ALMA Bt.) nincs kis harang ikon. Ez azt jelenti, hogy a számlát még nem küldtük ki a vevőnek (számlaértesítő email).

A második sorban a kis sötét harang azt jelzi, hogy a számlát elküldtük a vevő részére, de a számlaértesítő emalt a vevő még nem olvasta el.

A harmadik sor kis fehér ikonja azt jelzi, hogy a számlaértesítő emailt a vevő megnyitotta, elolvasta.

Minden számláról lehet tudni, hogy azt mikor és milyen email címre küldtük el. Ha azonban ezt látod:

akkor a számlát még nem küldted el emailben.

Lehetséges vajon az, hogy a számlát még nem küldtem el a vevőmnek, ő mégis látja azt (és akár ki is fizeti online)?

A Számlázz.hu esetében: IGEN! 🙂

A megoldás kulcsa a Számlázz.hu remek szolgáltatása, a vevői számlafiók!

A vevői számlafiók egy olyan, nem publikus oldal (link), ahol a vevő megtekintheti az összes, számára eddig kibocsátott számlát. Amikor egy frissen kibocsátott számlát elküldesz a vevőd felé, valójában az email „csak” egy hivatkozást (link) tartalmaz a vevői fiókra.

Ezt a vevőid általában nagyon szeretik, hiszen például a részükre eddig kibocsátott e-számlák archiválása is megoldott, továbbá bármelyik korábbi számlák keresgélés helyett egy kattintással megtalálható. Pontosan ezért sok vevő el is teszi a könyvjelzői közé a saját vevői számlafiók hivatkozását.

Figyeld a következő forgatókönyvet!

1. Kibocsátod a vevőd felé az aktuális havi számláját (mint az előző hónapokban is), de azt egyelőre nem küldöd el a vevődnek.
2. A vevőd már „várja” a havi számláját, és a könyvjelzői között rákattint a megfelelő hivatkozásra: azonnal a saját vevői fiókjában találja magát, ahol bizony megtalálja a számára frissen kibocsátott számlát is.
3. A Számlázz.hu „érzékeli” azt, hogy a vevő megnyitott egy eddig olvasatlan számlát, és a tényt azonnal adminisztrálja is.
4. Bingó! Ebben a pillanatban a számlakibocsátó képernyőjén a frissen kibocsátott és még a vevőnek el nem küldött számla mellett megjelenik a fehér harangocska: a vevő elolvasta a számlát!