Kevés olyan konferenciát (vagy bármilyen, jegyértékesítéssel járó eseményt) ismerünk ma Magyarországon, mely az aktuális számviteli szabályoknak megfelelő ügyrend szerint képes az online, digitális értékesítés végrehajtására. Egyszóval: szabályosan számlázni rendezvényt kihívás. Természetesen ez nem kritika akar lenni, de mi már tudjuk a kihívások egy részére a választ: a digitalizáció egyre több biztonságos teret biztosít a jogszerű működésre is.
Itt van rögtön ellenpéldaként a minden ősszel megrendezett Internet Hungary, ahol a feladatot (részben a Számlázz.hu segítségével) már megoldották. Nem kis feladat a 2 nap, 6 terem, 300 plusz előadó 2000 plusz résztvevővel koordináták alapján egy ilyen giga-konferenciát létrehozni, és ennek az összetett kihívásnak bizony része a jegyértékesítéssel kapcsolatos adminisztráció is.
Ha idén részt vettél legalább az egyik előadási napon, akkor láthattad, hogyan zajlik az értesítés, fizetés és számlázás. Dióhéjban:
- A jegyvásárlás hetekkel (esetleg hónapokkal) a konferencia előtt történt,
- amiről kaptál egy díjbekérőt,
- amit kifizettél vagy átutalással, vagy online, bankkártyával (reméljük inkább ez utóbbi),
- a fizetés pillanatában kaptál egy előlegszámlát,
- és a konferencia napján (vagy rögtön utána) kaptál egy „nullás”, tehát nulla Ft-os végszámlát a teljesítésről.
Akkor minden más, a fenti ügyrendet nem követő többi konferenciaszervező NAV bírságra számíthat, csak mert nem jogszabálykövető az adminisztrációja? Erre a kérdésre a válasz: nem. Legalábbis egyelőre még nem.
Szabálymegfelelés könnyedén
Mit jelent az hogy EGYELŐRE? A múltbeli és a jelenlegi konferenciák esetén a megfelelő eszközök híján a fenti számviteli bizonylatolás nem, vagy csak komoly nehézségek árán lett volna megvalósítható. Nem véletlen tehát, hogy jelenleg a legtöbb ilyen eseményről egyszerűen csak kapsz egy számlát, többnyire ott, a helyszínen.
Az sem véletlen azonban, hogy Magyarország egyik legnagyobb digitális konferenciája felismerte: az idők változnak, és ma már – a Számlázz.hu okos automatizmusainak hála – könnyedén meg lehet felelni a jogszabályoknak. Ráadásul olyan módon, hogy a vállalkozás mindemellett időt, energiát és pénzt takarít meg (a pontos módszerről részletesen írtunk itt).
Most azonban nem a részletek a fontosak, hanem a felismerés:
egyre több olyan tevékenység van, amelynek a végzése megváltozik, sőt, teljesen átalakul.
Méghozzá ezer százalékosan előnyére: gyorsabb, olcsóbb, precízebb és pontosabb lesz minden.
Így néz ki a digitális evolúció párhuzamokban:
Régen például a számlákat kinyomtatva, dossziékba gyömöszölve tároltuk 8 évig. Ma már az a minimum, hogy elektronikus számlákat bocsátunk ki, de a Számlázz.hu archiválási szolgáltatásának köszönhetően a bejövő papír alapú számlákat is digitális archívumban őrizzük a számlázási fiókunkban.
Régen a könyvelők kézzel rögzítették a számlákat a könyvelési rendszerekbe. Ma már adatexport/adatimport során kerülnek át az adatok a számlázási rendszerből a könyvelőprogramba, sőt, a legügyesebbek a Számlázz.hu online összekötése segítségével még ezt az időt is megspórolják: a számlák adatai azonnal és automatikusan, online kerülnek be a könyvelőszoftverbe.
Régen a könyvelők kézzel párosítgatták a bejövő átutalásokat a kibocsátott számlákra. Ma már a Számlázz.hu autokassza szolgáltatása automatikusan párosítja az átutalásokat a vevői számlákhoz.
Folytathatnánk a sort az automata fizetési értesítő emailektől kezdve a díjbekérők automatikus kiszámlázásán keresztül akár a „kényszer hatására” kibocsátott papíralapú számlák postára adásáig.
De nem ez a lényeg, hanem a KÉPESSÉG, nevezzük EVOLÚCIÓ-nak: észreveszem, hogy a régi, „szenvedős” dolgokat ma már könnyebben, gyorsabban, egyszerűbben, hibamentesebben el tudom végezni a rendelkezésre álló digitális eszközök segítségével.
Ha érdekel az Evolúció, tudunk neked egy tavaszi konferenciát! 🙂
Ha könyvelő vagy, és szeretnél te is a profi és digitalizált ügyviteli folyamatok felé mozdulni,
olvasd el A jövő könyvelője című posztunkat!
Ha vállalkozó vagy, aki a cégében egyre kevesebb robotmunkát szeretne végezni,
hogy maradjon ideje a kreatív, intellektust igénylő feladatokra,
az evolúció következő lépése egy nagyszerű Számlázz.hu fiók!
