🚨 Frissítés: 2026. január 1-től a víziközmű-szolgáltatókra is kiterjesztésre kerül a kötelező B2B e-számlázás, az erről 58/2013. (II. 27.) Korm. rendelet rendelkezik.

2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók, 2026. január 1-től pedig a víziközmű-szolgáltatók is kizárólag elektronikus számlát állítanak ki a vállalkozások számára. A korábban tervezett határidőt meghosszabbították, de most már tényleg itt az idő felkészülni: az elektronikus számlák befogadása és archiválása kötelező lesz minden cég számára.

Elektronikus számlák: mi számít annak, és hogyan kell befogadni őket?

Papíralapú és elektronikus számla jogilag egyenértékű – amíg a felek közösen úgy döntenek. De ha jogszabály írja elő az elektronikus számlázást (mint most), akkor nincs választási lehetőség.

A három alapszabály az elektronikus számla kibocsátásakor:

• a számla olvasható legyen,
• az eredete hiteles legyen,
• a tartalma ne módosulhasson.

Ezeket a követelményeket a megőrzés teljes időtartama alatt biztosítani kell – és ehhez már archiválási megoldás is kell.

Mire figyelj, ha számlát kapsz?

Nem elég a számlát látni – fontos az is, hogy valóban a partneredtől származik-e. Ha például más e-mail címről vagy más formátumban érkezik, mint korábban, jobb ellenőrizni az eredetét. Egyértelmű, előre rögzített megállapodás a számlázás technikai részleteiről sok kellemetlenségtől megóvhat.

Mit jelent a kötelező elektronikus számlázás?

A vonatkozó jogszabályok alapján 2025. július 1-től a villamosenergia- és földgázszolgáltatók csak elektronikusan számlázhatnak a vállalkozások felé.

Fontos:

• Lakossági ügyfelekre nem vonatkozik a kötelező e-számla.
• Egyéni vállalkozóknál a szerződés típusa dönt: ha vállalkozásként kötötték, akkor kötelező az e-számla; ha magánszemélyként, akkor nem.

Hogyan kell az elektronikus számlát megőrizni?

Minden vállalkozásnak kötelező a számlák megőrzése, függetlenül attól, milyen adózási formát választott. Az e-számlákat elektronikus formában kell megőrizni.

Bár ki lehet őket nyomtatni feldolgozás céljából, a hiteles megőrzés csak elektronikusan történhet. A fájlformátum (például PDF) önmagában nem elég: szükség van technikai garanciákra is – például elektronikus aláírásra vagy hash kódra. Fontos tudni, hogy ezek nem védenek a dokumentumok törlése ellen, ezért kulcsfontosságú, hogy a számlák olyan biztonságos helyen legyenek tárolva, ahol ez a kockázat is kezelhető – például egy megbízható archiválási szolgáltatónál vagy egy gondosan kialakított saját informatikai rendszerben.

Milyen archiválási megoldást válasszunk?

Nincs minden cégre érvényes, univerzális megoldás – hiszen másra van szüksége egy kisvállalkozásnak, amely évente csak néhány tucat számlát kezel, mint egy nagyobb cégnek, ahol havonta akár több száz is beérkezik. Nem mindegy az sem, hogy a számlákhoz naponta vagy csak alkalmanként kell hozzáférni, illetve hogy csak számlákat, vagy más dokumentumokat is – például szerződéseket, bizonylatokat – archiválnánk.

Ezért a megfelelő archiválási rendszer kiválasztásakor nemcsak a jogszabályi előírásokat, hanem a vállalkozás működési igényeit is figyelembe kell venni.

Lehetséges megoldások:

• Egy külső archiválási szolgáltató, amely biztonságosan tárolja az elektronikus számlákat. (Egy megbízható felhőalapú megoldás is szóba jöhet, amelyet kifejezetten archiválási célra fejlesztettek ki.)
• Egy saját informatikai rendszer, ahol a számlák mellett más dokumentumokat is rendszerezhetünk.
• A számlakiállító partnerektől kérhetünk elektronikus aláírással ellátott számlát.
• Vagy a számlabefogadó maga is elláthatja hitelesítéssel a dokumentumokat.

A legfontosabb, hogy az archívum biztonságos, átlátható és hosszú távon is működőképes legyen.

Mit ne csinálj?

Nem megfelelő megoldások:

• e-mailekben hagyott számlák
• számítógépre mentett fájlok védelem nélkül
• csak Google Drive vagy OneDrive használata
• napi mentés szerverre (ez nem archiválás, csak biztonsági mentés)

Fontos tudni: A megőrzési kötelezettség jogi felelőssége mindig a vállalkozásé – nem az archiváló szolgáltatóé, ezért 

A megállapodás szerepe

A számlázási megállapodás nem csak formalitás. Segít tisztázni a következőket:

• kapcsolattartási adatok (email)
• számlaformátum (PDF, XML)
• megőrzési idő és elérhetőség
• módosítások kezelése

Ez különösen fontos a számla hitelessége és sértetlensége szempontjából is, így különös figyelemmel olvassuk el a szerződésben foglalt szolgáltatásokat, garanciákat!

Mi történik, ha nem megfelelő az archiválás?

A lényeg, hogy az elektronikus számlák a megőrzési időszak alatt olvashatók és értelmezhetők legyenek.

Ha július 1-jén még nem áll rendelkezésre végleges megoldás, az nem gond – pár hét türelmi idő még belefér. A szolgáltatók többsége biztosítja a számlák letöltését webes felületen, akár hónapokig is. De nem érdemes sokáig halogatni.

A legnagyobb kockázatot nem is a bírság, hanem az adatvesztés jelenti: ha egy e-számla végleg eltűnik, az ugyanúgy gondot okoz, mint a papíralapú bizonylatok elvesztése. A jól megválasztott technikai megoldás segít megelőzni ezt – és egyben védelmet nyújt a jogi következmények ellen is.

A megállapodás szerepe

Bár nem mindig kötelező, egyértelműen ajánlott írásban rögzíteni, hogyan történik az elektronikus számlázás. Ez különösen akkor fontos, ha önként választják a felek az e-számlát, de a kötelező esetekben is hasznos.

Mire térjen ki a megállapodás?

• Kapcsolattartási e-mail címek
• A számlák formátuma (pl. PDF, XML)
• A számlák elérhetőségi ideje a partner rendszerében
• Módosítások bejelentésének módja

Egy jól előkészített megállapodás megelőzi a félreértéseket, segít a számlák hitelességének és sértetlenségének biztosításában, és gördülékenyebbé teszi az együttműködést.

Összefoglalva

Az elektronikus számlázás és archiválás nem bonyolult – de tudatos tervezést igényel. Olyan megoldást válassz, ami:

• megfelel a jogszabályoknak,
• illeszkedik a céged működéséhez,
• hosszú távon biztonságos.

Ne halogasd – július 1. hamar itt van! 

Archiválási segédlet: Hogy segítsünk téged a változások során, létrehoztunk egy letölthető összefoglalót is a témában. Változások, jogszabályok, megoldások: a letöltéshez kattints ide!

A tudásanyag összeállításában Czöndör Szabolcs: A kötelező elektronikus számlázás és archiválás szabályai 2025. július 1-től című cikke volt segítségünkre.