Valószínűleg már sokat hallottál az elmúlt hónapokban (tőlünk is) a közműszámlák kötelező archiválásáról, vagyis arról, hogy a vállalkozások most már elektronikusan kapják meg a villany- és földgázszámlákat, amiket aztán elektronikusan kell tárolniuk – és bizony archiválniuk is. De tudtad, hogy minden e-számlát elektronikusan kell archiválni, legyen az közmű- vagy bármilyen elektronikus költség- vagy bevételszámla? 

Az, hogy elektronikusan kapod a számlákat, nem azt jelenti, hogy elég egy mappába vagy Google Drive-ra lementeni őket, hanem az elektronikus archiválás szabályainak megfelelően kell eljárnod. Az újonnan bevezetett, közműszámlákat érintő jogszabály hívta fel a figyelmet arra, hogy az archiválás nemcsak a közműszolgáltatóktól kapott számlákat érinti: bizony minden e-számlát szigorú szabályok mentén kell archiválni – akár te állítod ki, akár bejövő számláról van szó. 

Ha átrágjuk magunkat a szabályokon, akkor a folyamat akár bonyolultnak is tűnhet, ha pedig sikerült kibogoznunk a részleteket, és megpróbálunk vállalkozásként egy saját archiválási rendszert kiépíteni, akkor egy jókora beruházást is magunkra rántunk.

Erre azonban szerencsére nincs szükség: már nemcsak a számlák keresgélését, nyomtatását, lefűzését, de az archiválást is elfelejtheted! Spoiler: ebben a Számlázz.hu és a QUiCK a jolly joker páros. 

Most megmutatjuk, hogy lesz teljesen automatizált a folyamat onnantól kezdve, hogy megkapod a közműszámlát. Sőt, képzeld! Nemcsak a közműszámlák archiválását, de minden – kimenő-bejövő –  számlád jogszerű tárolását és archiválását automatizálhatod! 

Mit jelent, hogy automatizálhatom az archiválást? 

Azt, hogy amennyiben szeretnél visszakeresni egy számlát, vagy esetleg kapsz egy NAV-ellenőrzést, akkor minden kimenő-bejövő számládat megtalálod egy helyen, T+13 évig, olyan formátumban, amit az adóhatóság is elfogad. Anélkül, hogy Te lefűznéd vagy iktatnád a számlákat. Nyomtatás, lefűzés, majd keresgélés? Felejtsd el, gyakorlatilag “hozzájuk sem kell nyúlnod”! 🙂 

Mi szükséges az automatikus archiváláshoz? 

• Számlázz.hu #profi csomag: Az archiválás a Számlázz.hu #profi csomagjában érhető el. Itt biztosított minden Számlázz.hu-ban kiállított kimenő és bejövő számlád archiválása, vagyis minden olyan számláé, amihez tartozik számlakép. 
  • Amennyiben akár te, akár valamelyik partnered más, külső rendszerből állította ki a bizonylatot, akkor csak a számlaadatok jelennek meg a rendszerünkben, a számlaképet neked kell feltöltened az archiváláshoz. 
    Ha tehát Számlázz.hu #profi csomagod van, az archiválás csak a Számlázz.hu-ból kiállított kimenő és belföldi bejövő számlák esetén automatikus. 
• QUiCK: A QUiCK-kel viszont nem lesz szükséged arra, hogy manuálisan töltsd fel a számlaképeket a Számlázz.hu fiókodba, az archiválási folyamat enélkül is teljesen automatizálható

Külföldi bejövő számláid vannak?

Külföldi bejövő számlák esetén a számlaadatok nem jelennek meg a NAV Online Számla rendszerében, így azokat nem látod a Számlázz.hu-ban sem. A QUiCK megoldásával viszont a külföldi bejövő számláidat is archiválhatod a Számlázz.hu #profi csomagban, és az összes kimenő-bejövő számlád megtalálható lesz számlázási fiókodban.

Hogyan történik a számlák automatikus archiválása? 

A Számlázz.hu tehát a NAV Online Számla rendszeréből minden számlaadatot megkap: az archiváláshoz viszont az szükséges, hogy számlakép is tartozzon az adatokhoz. Amennyiben a partnered is Számlázz.hu-t használ, akkor a számlakép is megjelenik a fiókodban. Ha azonban külső rendszerből érkezik a bizonylat (például egy közműszámla esetén), akkor az archiválás sikerességéhez neked kellene feltöltened a számlaképet a fiókodba. Ezt is megteheted, de a QUiCK megoldásaival még egyszerűbb a folyamat, mutatjuk:

1. A közműszolgáltatók (vagy akár egy webshop) online felületéről letölthető vagy az e-mailben érkezett számlákat a QUiCK böngésző bővítményével egyetlen kattintással iktathatod. Ez a bővítmény gyakorlatilag olyan, mint egy digitális „lefűzőgép”: amit a böngésződből beküldesz, az a QUiCK-ben azonnal a helyére kerül. A bővítmény észreveszi a “lefűzhető” dokumentumokat, és ezt ott és azonnal jelzi neked – neked csak egy kattintás, és a számla (vagy dokumentum) már a QUiCK-ben is van! 
2. A másik megoldás, hogy a számlaképeket elküldöd egy technikai e-mail címre, ami automatikusan a QUiCK-be juttatja őket. Minden QUiCK fiókodban lévő céghez tartozik egy ún. alias e-mail cím, ahova egyszerűen továbbíthatod a beszállítódtól érkező számlákat (vagy beállíthatsz automatikus továbbítást Gmailből). Innentől kezdve a feldolgozás automatikus: a csatolmányok alapján rögzíti az adatokat, és minden a helyére kerül a QUiCK fiókodban, amit így már csak ellenőrizned kell.
3. A QUiCK teszi a dolgát: a számlaképeket párosítja a megfelelő számlaadatokkal, és ha valami hiányzik, szól. Amikor a számla státusza “Számlakép átadható” lesz, akkor csak egy kattintásnyi “beavatkozásra” van szükség tőled a jogszerű archiváláshoz.
4. Számlák átadása archiválásra: Szűrj rá a  “Számlakép átadható” státuszra, és kattints a “Számlakép átadása a Számlaverzum felé” gombra. A bizonylatok, számlaképpel együtt már repülnek is a Számlázz.hu felé! 
5. Az archiválás már meg is történt. Ezt ellenőrizheted a Számlázz.hu fiókodba belépve, a Számla / Archivált számláim menüpontban. 

Készen is vagyunk! Láthatod, hogy a folyamat a háttérben automatikusan történik, neked mindössze annyi a dolgod, hogy megnyitod a böngésződet, ahol a QUiCK már keresi is a “lefűzhető” pénzügyi dokumentumokat, majd a folyamat végén kell kattintanod néhányat, amikor is a (már számlaképpel bíró, így archiválható) számlákat átküldöd a Számlázz.hu-ba.

A “piszkos munka” nem a Te dolgod. Automatikus adatfeldolgozás, Chrome-bővítményes vagy alias e-mailen keresztüli iktatás, majd csupán 1-2 kattintás tőled, és máris a helyükre kerültek a számlák – oda, ahol lenniük kell: a Számlázz.hu-s archívumodba.
Az archiválás így nemcsak szabálykövető, hanem végre egyszerű, automatikus és kényelmes is.

Ha többet szeretnél tudni az archiválásról, itt találsz még általános információkat, ha pedig a közműszámlákat érintő archiválásról olvasnál, összeállítottunk neked egy letölthető tudásanyagot, ahol röviden, közérthetően minden információt megtalálsz.