Mi a Számlázz.hu-nál meglehetősen régóta (2010) foglalkozunk e-számlával, ide értve az elektronikus számla jogi környezetét, meg általában minden csínját-bínját. Emiatt időnként hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy 2016-ra mindenki tudja, hogy:
A napokban mégis megszólított minket egy régi jóbarátunk, aki évek óta Számlázz.hu-t használ, és idén januárban tért át papír számlák helyett az e-számla kibocsátásra. Egyik fontos vevőjének könyvelője azonban nem hajlandó befogadni az e-számlát, ezért a mi segítségünket kérte.
Elolvastuk a könyvelő „álláspontját”, ami egy teljesen korrekt, könyvvizsgáló által készített háromoldalas szakmai anyag*. Elsősorban jogszabályi magyarázatokat tartalmaz, így tele van olyan kifejezésekkel, amelyektől feláll az ember hátán a szőr. Ezen felül 8 helyen hivatkozik törvényi helyekre, kiemelve a pontos paragrafusokat is.
Őszintén: aki ezt az anyagot elolvassa, annak nem csak az e-számlázástól megy el a kedve, de talán még az élettől is. 🙂 (természetesen szükség van ilyen részletességű jogi anyagokra is, de a napi gyakorlatban és a döntések meghozásában ez inkább riasztó, mint segítő).
Foglaljuk tehát össze azt a néhány tudnivalót, amire az embernek (bárkinek) szüksége van, ha Számlázz.hu-s e-számlát bocsát ki vagy fogad be.
1. A Számlázz.hu-s e-számlák minden jogszabálynak folyamatosan megfelelnek.
2. A Számlázz.hu-s e-számlák PDF formátumúak, így minden számítógépen olvashatók most is, és a jövőben is.
3. A Számklázz.hu-s e-számlákat elektronikusan, fájl formájában kell őrizni. Ez igaz mind az e-számla kibocsátójára, mind a befogadóra is (vevő).
4. Az „elektronikus őrzés” azért fontos, mert az e-számla PDF fájlt adóellenőrzéskor át kell adni a NAV részére (ha kéri).
5. A megőrzés bármilyen módon történhet:
Erre nézve tehát nincs semmilyen extra előírás.
6. A Számlázz.hu-s e-számlák megőrzése különösen egyszerű, hiszen azok a megőrzési ideig megtalálhatók a számlakibocsátó Számlázz.hu-s fiókjában is, tehát a vevő részére bármikor újra lekérhetők.
7. A Számlázz.hu-s e-számlákat minden esetben digitálisan aláírjuk, időpecsételjük, és a NAV ellenőrzéshez szükséges XML fájlt is beágyazzuk magába a PDF fájlba. Ez azt jelenti, hogy ellenőrzéskor tényleg nincs semmilyen extra feladat: csak a PDF dokumentumot kell átadni a NAV-os kollégáknak (ha kérik). (Frissítés, időbélyeg: Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát. Az archivált számlákat a korábbi gyakorlatnak megfelelően továbbra is ellátjuk időpecséttel, de az újonnan kiállított elektronikus számlákat a törvényi szabályozás 2018. nyári változását követően már csak az előírt elektronikus aláírással.)
Míg a papír alapú számlát kinyomtatva, papír alapon kell tárolni, az e-számlát digitális fájl formájában. Ezen kívül egy Számlázz.hu-s elektronikus számla befogadását, kezelését és könyvelését tekintve egyáltalán, semmiben nem különbözik egy papír alapú számlától.