Valószínűleg már sokat hallottál az elmúlt hónapokban (tőlünk is) a közműszámlák kötelező archiválásáról, vagyis arról, hogy a vállalkozások most már elektronikusan kapják meg a villany- és földgázszámlákat, amiket aztán elektronikusan kell tárolniuk – és bizony archiválniuk is. De tudtad, hogy minden e-számlát elektronikusan kell archiválni, legyen az közmű- vagy bármilyen elektronikus költség- vagy bevételszámla?
Az, hogy elektronikusan kapod a számlákat, nem azt jelenti, hogy elég egy mappába vagy Google Drive-ra lementeni őket, hanem az elektronikus archiválás szabályainak megfelelően kell eljárnod. Az újonnan bevezetett, közműszámlákat érintő jogszabály hívta fel a figyelmet arra, hogy az archiválás nemcsak a közműszolgáltatóktól kapott számlákat érinti: bizony minden e-számlát szigorú szabályok mentén kell archiválni – akár te állítod ki, akár bejövő számláról van szó.
Ha átrágjuk magunkat a szabályokon, akkor a folyamat akár bonyolultnak is tűnhet, ha pedig sikerült kibogoznunk a részleteket, és megpróbálunk vállalkozásként egy saját archiválási rendszert kiépíteni, akkor egy jókora beruházást is magunkra rántunk.
Erre azonban szerencsére nincs szükség: már nemcsak a számlák keresgélését, nyomtatását, lefűzését, de az archiválást is elfelejtheted! Spoiler: ebben a Számlázz.hu és a QUiCK a jolly joker páros.
Most megmutatjuk, hogy lesz teljesen automatizált a folyamat onnantól kezdve, hogy megkapod a közműszámlát. Sőt, képzeld! Nemcsak a közműszámlák archiválását, de minden – kimenő-bejövő – számlád jogszerű tárolását és archiválását automatizálhatod!
Azt, hogy amennyiben szeretnél visszakeresni egy számlát, vagy esetleg kapsz egy NAV-ellenőrzést, akkor minden kimenő-bejövő számládat megtalálod egy helyen, T+13 évig, olyan formátumban, amit az adóhatóság is elfogad. Anélkül, hogy Te lefűznéd vagy iktatnád a számlákat. Nyomtatás, lefűzés, majd keresgélés? Felejtsd el, gyakorlatilag “hozzájuk sem kell nyúlnod”! 🙂
Külföldi bejövő számláid vannak?
Külföldi bejövő számlák esetén a számlaadatok nem jelennek meg a NAV Online Számla rendszerében, így azokat nem látod a Számlázz.hu-ban sem. A QUiCK megoldásával viszont a külföldi bejövő számláidat is archiválhatod a Számlázz.hu #profi csomagban, és az összes kimenő-bejövő számlád megtalálható lesz számlázási fiókodban.
A Számlázz.hu tehát a NAV Online Számla rendszeréből minden számlaadatot megkap: az archiváláshoz viszont az szükséges, hogy számlakép is tartozzon az adatokhoz. Amennyiben a partnered is Számlázz.hu-t használ, akkor a számlakép is megjelenik a fiókodban. Ha azonban külső rendszerből érkezik a bizonylat (például egy közműszámla esetén), akkor az archiválás sikerességéhez neked kellene feltöltened a számlaképet a fiókodba. Ezt is megteheted, de a QUiCK megoldásaival még egyszerűbb a folyamat, mutatjuk:
Készen is vagyunk! Láthatod, hogy a folyamat a háttérben automatikusan történik, neked mindössze annyi a dolgod, hogy megnyitod a böngésződet, ahol a QUiCK már keresi is a “lefűzhető” pénzügyi dokumentumokat, majd a folyamat végén kell kattintanod néhányat, amikor is a (már számlaképpel bíró, így archiválható) számlákat átküldöd a Számlázz.hu-ba.
A “piszkos munka” nem a Te dolgod. Automatikus adatfeldolgozás, Chrome-bővítményes vagy alias e-mailen keresztüli iktatás, majd csupán 1-2 kattintás tőled, és máris a helyükre kerültek a számlák – oda, ahol lenniük kell: a Számlázz.hu-s archívumodba.
Az archiválás így nemcsak szabálykövető, hanem végre egyszerű, automatikus és kényelmes is.
Ha többet szeretnél tudni az archiválásról, itt találsz még általános információkat, ha pedig a közműszámlákat érintő archiválásról olvasnál, összeállítottunk neked egy letölthető tudásanyagot, ahol röviden, közérthetően minden információt megtalálsz.